In einer idealen Welt würde eine „Gültig“-Antwort von VIES genügen. In der Realität von EU-Steuerprüfungen ist ein „Gültig“ ohne Nachweis Jahre später wertlos. Mit ViDA 2026 und Reformen bis 2030 verlangen Behörden zunehmend: „Zeigen Sie mir die Beweise.“
1 Die Pflichtliste: Was Sie aufbewahren müssen
Zum Schutz vor USt-Haftung und Strafen sollte jede grenzüberschreitende B2B-Transaktion mit einem konkreten Prüfdatensatz verknüpft sein. Speichern Sie nicht nur „Ja/Nein“, sondern die Rohdaten.
| Datenpunkt | Warum wichtig |
|---|---|
| USt-IdNr. | Schlüssel für die Transaktion. |
| Zeitstempel | Belegt, dass Sie den Status zum Verkaufszeitpunkt geprüft haben. |
| Prüfergebnis | Offizieller Status „Gültig“ oder „Ungültig“. |
| Abfragenummer | Eindeutige ID von VIES für die jeweilige Prüfung. |
| Technische Antwort | Rohdaten XML/JSON (für tiefere technische Prüfungen). |
| PDF-Zertifikat | Lesbarer Nachweis für schnelle Prüfungen. |
2 Die 10-Jahres-Regel
Nach Artikel 63c der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 282/2011 müssen Unternehmen in Systemen wie dem One-Stop Shop (OSS) Aufzeichnungen 10 Jahre aufbewahren. Auch im normalen innergemeinschaftlichen Handel verlangen viele Staaten 6–10 Jahre.
Pro-Tipp
Die Speicherung muss dauerhaft sein. Ein Screenshot auf einem Laptop ist keine Compliance-Strategie. Nutzen Sie eine sichere Cloud-Ablage.
3 Best Practices: Speicherort & DSGVO
Da USt-IdNr. Einzelunternehmern oder kleinen Partnern zugeordnet sein können, unterliegen sie oft der DSGVO.
Steuerdaten auf Servern in der EU (z. B. Deutschland) halten—für Steuer- und Datenschutzcompliance.
Daten ruhend und während der Übertragung verschlüsseln.
Zertifikate nach USt-IdNr., Datum oder Bestellnummer jederzeit exportierbar bzw. abrufbar halten.
Wie VIESAC Ihre Prüfspur automatisiert
Jahrelang PDF-Zertifikate manuell zu verwalten ist für ein wachsendes Unternehmen unrealistisch. VIESAC übernimmt die Arbeit:
- →Automatische PDF-Erstellung: Jede Prüfung erzeugt ein herunterladbares, zeitgestempeltes Zertifikat.
- →Über 10 Jahre Aufbewahrung: Sichere Langzeitspeicherung Ihrer Prüfspur nach EU-Standards.
- →API für Entwickler: Validierungen per API mit Ihren Bestell-IDs verknüpfen—„Bestellung → Prüfung → Rechnung“.
- →WooCommerce: Unser Plugin speichert den Prüfnachweis bei jedem Checkout im WordPress-Dashboard.
Pro-Tipp
EU USt-Aufbewahrung: 10 Jahre bei OSS, 6–10 Jahre in vielen Mitgliedstaaten. VIES-Zertifikat für die Prüfung herunterladen? System nutzen, das Abfragenummer und technische Antwort speichert. VIESAC hält alles in der EU (Deutschland), DSGVO-gerecht. API · WooCommerce. Siehe auch Was tun, wenn VIES nicht verfügbar ist.