Ideaalmaailmas piisaks VIESi süsteemi vastusest « Kehtiv ». ELi maksukontrollide reaalsuses on « Kehtiv » staatus nagu olematu, kui te ei suuda kolm aastat hiljem tõendit esitada. ViDA 2026 ja 2030. aasta reformide tulekuga liiguvad maksuviranomised « näidake tõendeid » mudeli poole.
1 Kohustuslik nimekiri: mida hoida
Et kaitsta oma ettevõtet käibemaksuvastutuse ja trahvide eest, tuleb iga piiriülene B2B-tehing seostada konkreetse valideerimiskirjega. Ärge salvestage lihtsalt Jah/Ei lipukest; salvestage toorandmed.
| Andmepunkt | Miks see loeb |
|---|---|
| Käibemaksunumber | Tehingu põhivõti. |
| Ajatempel | Tõestab, et kontrollisite staatust müügihetkel. |
| Valideerimise tulemus | Ametlik staatus « Kehtiv » või « Kehtetu ». |
| Konsultatsiooninumber | VIESi antud unikaalne ID konkreetse kontrolli jaoks. |
| Tehniline vastus | Toor XML/JSON-andmed (sügavateks tehnilisteks kontrollideks). |
| PDF-tunnistus | Inimese loetav tõend kiirete käsitsi kontrollide jaoks. |
2 10 aasta reegel
Nõukogu rakendusmääruse (EL) nr 282/2011 artikli 63 c kohaselt peavad skeemidesse (nt One-Stop Shop (OSS)) osalevad ettevõtted säilitama dokumente 10 aastat. Ka tavalise ühenduse sisekaubanduse puhul nõuavad paljud riigiseadused 6–10 aastat dokumentide säilitamist.
Nõuanne
Salvestamine peab olema püsiv. Ekraanipilt kohalikult sülearvutilt, mis võib järgmisel kuul krachida, ei ole nõuete täitmise strateegia. Kasutage turvalist pilvepõhist hoidlat.
3 Parimad tavad andmete asukoha ja GDPR jaoks
Kuna käibemaksunumbreid saab seostada üksikettevõtjate või väikeste äriühingutega, kuuluvad need sageli GDPR-kaitse alla.
Hoidke maksuandmeid serveritel ELis (nt Saksamaal) nii maksu- kui privaatsusseaduste täitmiseks.
Andmed tuleks krüptida nii puhke- kui edastusolekus.
Tunnistuste peab saama eksportida või alla laadida käibemaksunumbri, kuupäeva või tellimusviite järgi hetkega.
Kuidas VIESAC automatiseerib teie auditijälje
Kümne aasta PDF-tunnistuste käsitsi haldamine on kasvavale ettevõttele võimatu. VIESAC teeb raske töö teie eest:
- →Automaatne PDF genereerimine: Iga valideerimine käivitab allalaaditava, ajatempliga tunnistuse loomise.
- →10+ aastat säilitamist: Säilitame teie auditijälje turvaliselt pikemas perspektiivis vastavalt ELi kõrgeimatele standarditele.
- →Arendajatele API: Seostage valideerimised otse tellimuse ID-dega meie API kaudu sujuvaks « Tellimus → Valideerimine → Arve » ühenduseks.
- →WooCommercei valmis: Meie pistikprogramm salvestab valideerimise tõendi automaatselt WordPressi töölauale iga kassa jaoks.
Lõpetage « mis siis kui » mure — Ehitage « siin see on » arhiiv
Nõuanne
ELi käibemaksu dokumentide nõuded: 10 aastat OSS, 6–10 aastat paljudes liikmesriikides. Kuidas alla laadida VIES-tunnistus auditiks? Kasutage süsteemi, mis salvestab konsultatsiooninumbri ja tehnilise vastuse. VIESAC hoiab kõike ELis (Saksamaal), GDPR-valmis. API · WooCommerce. Vaata ka mida teha kui VIES pole saadaval.