I en ideal värld skulle ett « Giltig »-svar från VIES-systemet räcka. Vid en skattekontroll i EU är det värdelöst om du inte kan visa beviset tre år senare. Med ViDA 2026 och reformerna 2030 går myndigheterna mot modellen « visa mig bevisen ».
1 Oumbärlig lista: vad du ska bevara
För att skydda dig mot justeringar och böter måste varje gränsöverskridande B2B-transaktion kopplas till en valideringspost. Lagra inte bara en Ja/Nej-indikator; lagra rådata.
| Uppgift | Varför |
|---|---|
| Momsnummer | Transaktionens nyckel. |
| Tidsstämpel | Bevis på att du kontrollerade vid försäljningstillfället. |
| Resultat | Officiell status « Giltig » eller « Ogiltig ». |
| Förfrågningsnummer | Unikt ID från VIES för kontrollen. |
| Tekniskt svar | Rådata XML/JSON (för tekniska revisioner). |
| PDF-certifikat | Läsbart bevis för snabb manuell inspektion. |
2 10-årsregeln
Enligt artikel 63c i genomförandeförordning (EU) nr 282/2011 måste skattskyldiga som använder ett-fönster (OSS) bevara data i 10 år. För klassiskt intracommunautärt handel kräver många stater 6–10 år.
Praktiskt tips
Lagringen måste vara beständig. En kopia på en lokal PC som kan krascha är ingen efterlevnadsstrategi. Använd säker molnlagring.
3 Bästa praxis: databostad och GDPR
Momsnummer kan kopplas till egenföretagare eller små strukturer, så de omfattas ofta av GDPR.
Bevara skattedata på servrar inom EU (t.ex. Tyskland) för att uppfylla skatte- och integritetskrav.
Data krypterad i vila och under överföring.
Möjlighet att exportera eller ladda ner certifikat per momsnummer, datum eller orderreferens när som helst.
Hur VIESAC automatiserar din spårbarhet
Att manuellt hantera ett decennium av PDF-certifikat är omöjligt. VIESAC tar hand om det:
- →Automatisk PDF-generering: Varje validering genererar ett nedladdningsbart certifikat med tidsstämpel.
- →Bevaring 10+ år: Vi lagrar din spårbarhet säkert, i enlighet med EU-normer.
- →Utvecklarorienterad API: Koppla valideringar till dina order-ID:n via vår API (Order → Validering → Faktura).
- →Redo för WooCommerce: Vår plugin registrerar valideringsbeviset i WordPress-panelen vid varje kassa.
Praktiskt tips
EU:s krav på momsbevaring: 10 år för OSS, 6–10 år i många stater. Hur laddar man ner ett VIES-certifikat för revision? Använd ett system som lagrar förfrågningsnumret och det tekniska svaret. VIESAC bevarar allt inom EU (Tyskland), i enlighet med GDPR. API · WooCommerce. Se även vad du ska göra när VIES inte är tillgängligt.