Dans un monde idéal, une réponse « Valide » du système VIES suffirait. En contrôle fiscal UE, si vous ne pouvez pas produire la preuve trois ans plus tard, ce statut équivaut à rien. Avec ViDA 2026 et les réformes 2030, les autorités passent au modèle « montrez-moi les preuves ».
1 Liste indispensable : que conserver
Pour vous protéger des redressements et amendes, chaque opération B2B transfrontalière doit être liée à un enregistrement de validation. Ne stockez pas qu'un indicateur Oui/Non ; stockez les données brutes.
| Donnée | Pourquoi |
|---|---|
| Numéro de TVA | Clé de la transaction. |
| Horodatage | Prouve que vous avez vérifié au moment de la vente. |
| Résultat | Statut officiel « Valide » ou « Invalide ». |
| Numéro de consultation | ID unique fourni par VIES pour la vérification. |
| Réponse technique | Données brutes XML/JSON (pour audits techniques). |
| Certificat PDF | Preuve lisible pour inspection manuelle rapide. |
2 La règle des 10 ans
Selon l’article 63c du règlement d’exécution (UE) n° 282/2011, les assujettis au One-Stop Shop (OSS) doivent conserver les données 10 ans. Pour le commerce intracommunautaire classique, de nombreux États exigent 6 à 10 ans.
Conseil pro
Le stockage doit être durable. Une capture sur un PC local qui peut tomber en panne n’est pas une stratégie de conformité. Utilisez un coffre-fort cloud sécurisé.
3 Bonnes pratiques : résidence des données et RGPD
Les numéros de TVA pouvant être liés à des travailleurs indépendants ou petites structures, ils relèvent souvent du RGPD.
Conservez les données fiscales sur des serveurs dans l’UE (ex. Allemagne) pour respecter fiscalité et vie privée.
Données chiffrées au repos et en transit.
Pouvoir exporter ou télécharger les certificats par numéro de TVA, date ou référence commande à tout moment.
Comment VIESAC automatise votre traçabilité
Gérer une décennie de certificats PDF à la main est impossible. VIESAC s’en charge :
- →Génération PDF automatique : Chaque validation déclenche un certificat téléchargeable et horodaté.
- →Conservation 10+ ans : Nous stockons votre traçabilité en toute sécurité, conformément aux normes UE.
- →API orientée développeurs : Liez les validations à vos IDs commande via notre API (Commande → Validation → Facture).
- →Prêt WooCommerce : Notre plugin enregistre la preuve de validation dans le tableau de bord WordPress à chaque checkout.
Arrêtez le « et si » — Construisez une archive « voici la preuve »
Conseil pro
Exigences de conservation TVA UE : 10 ans pour l’OSS, 6 à 10 ans dans de nombreux États. Comment télécharger un certificat VIES pour l’audit ? Utilisez un système qui stocke le numéro de consultation et la réponse technique. VIESAC conserve tout dans l’UE (Allemagne), conforme RGPD. API · WooCommerce. Voir aussi que faire quand VIES est indisponible.