En un mundo ideal, una respuesta « Válido » del sistema VIES bastaría. En un control fiscal en la UE, si no puede aportar la prueba tres años después, ese estado equivale a nada. Con ViDA 2026 y las reformas de 2030, las autoridades pasan al modelo « muéstreme las pruebas ».
1 Lista indispensable: qué conservar
Para protegerse de regularizaciones y multas, cada operación B2B transfronteriza debe estar vinculada a un registro de validación. No almacene solo un indicador Sí/No; almacene los datos en bruto.
| Dato | Por qué |
|---|---|
| Número de IVA | Clave de la transacción. |
| Marca temporal | Prueba de que comprobó en el momento de la venta. |
| Resultado | Estado oficial « Válido » o « No válido ». |
| Número de consulta | ID único proporcionado por VIES para la comprobación. |
| Respuesta técnica | Datos en bruto XML/JSON (para auditorías técnicas). |
| Certificado PDF | Prueba legible para inspección manual rápida. |
2 La regla de los 10 años
Según el artículo 63c del Reglamento de Ejecución (UE) n.º 282/2011, los sujetos pasivos que utilizan la ventanilla única (OSS) deben conservar los datos 10 años. Para el comercio intracomunitario clásico, muchos Estados exigen entre 6 y 10 años.
Consejo práctico
El almacenamiento debe ser duradero. Una copia en un PC local que puede fallar no es una estrategia de cumplimiento. Utilice un almacenamiento en la nube seguro.
3 Buenas prácticas: residencia de datos y RGPD
Los números de IVA pueden estar vinculados a autónomos o pequeñas estructuras, por lo que suelen estar sujetos al RGPD.
Conserve los datos fiscales en servidores en la UE (ej. Alemania) para cumplir fiscalidad y privacidad.
Datos cifrados en reposo y en tránsito.
Poder exportar o descargar certificados por número de IVA, fecha o referencia de pedido en cualquier momento.
Cómo VIESAC automatiza su trazabilidad
Gestionar manualmente una década de certificados PDF es imposible. VIESAC se encarga:
- →Generación PDF automática: Cada validación genera un certificado descargable con marca temporal.
- →Conservación 10+ años: Almacenamos su trazabilidad de forma segura, conforme a las normas de la UE.
- →API orientada a desarrolladores: Vincule las validaciones a sus ID de pedido mediante nuestra API (Pedido → Validación → Factura).
- →Listo para WooCommerce: Nuestro plugin registra la prueba de validación en el panel de WordPress en cada checkout.
Acabe con el « y si » — Construya un archivo « aquí está la prueba »
Consejo práctico
Requisitos de conservación del IVA en la UE: 10 años para OSS, entre 6 y 10 años en muchos Estados. ¿Cómo descargar un certificado VIES para auditoría? Utilice un sistema que almacene el número de consulta y la respuesta técnica. VIESAC conserva todo en la UE (Alemania), conforme al RGPD. API · WooCommerce. Véase también qué hacer cuando VIES no está disponible.