W idealnym świecie odpowiedź « Ważny » z systemu VIES wystarczyłaby. Przy kontroli skarbowej w UE bez dowodu trzy lata później ten status jest nic nie wart. Z ViDA 2026 i reformami 2030 organy przechodzą na model « pokażcie dowody ».
1 Lista niezbędna: co zachować
Aby chronić się przed korektami i karami, każda transgraniczna transakcja B2B musi być powiązana z rejestrem walidacji. Nie przechowuj tylko wskaźnika Tak/Nie; przechowuj surowe dane.
| Dane | Dlaczego |
|---|---|
| Numer VAT | Klucz transakcji. |
| Znacznik czasu | Dowód, że sprawdziłeś w momencie sprzedaży. |
| Wynik | Oficjalny status « Ważny » lub « Nieważny ». |
| Numer zapytania | Unikalny ID z VIES dla kontroli. |
| Odpowiedź techniczna | Surowe dane XML/JSON (dla audytów technicznych). |
| Certyfikat PDF | Czytelny dowód do szybkiej inspekcji ręcznej. |
2 Zasada 10 lat
Zgodnie z art. 63c rozporządzenia wykonawczego (UE) nr 282/2011 podatnicy korzystający z jednolitego okna (OSS) muszą przechowywać dane przez 10 lat. Dla klasycznego handlu wewnątrzwspólnotowego wiele państw wymaga 6–10 lat.
Wskazówka
Przechowywanie musi być trwałe. Kopia na lokalnym PC, który może się zepsuć, nie jest strategią zgodności. Używaj bezpiecznej chmury.
3 Dobre praktyki: siedziba danych i RODO
Numery VAT mogą być powiązane z jednoosobowymi firmami lub małymi podmiotami, więc często podlegają RODO.
Przechowuj dane podatkowe na serwerach w UE (np. Niemcy), aby spełnić wymogi podatkowe i prywatności.
Dane szyfrowane w spoczynku i w transmisji.
Możliwość eksportu lub pobrania certyfikatów wg numeru VAT, daty lub referencji zamówienia w dowolnym momencie.
Jak VIESAC automatyzuje Twoją ścieżkę audytową
Ręczne zarządzanie dekadą certyfikatów PDF jest niemożliwe. VIESAC robi to za Ciebie:
- →Automatyczne generowanie PDF: Każda walidacja generuje certyfikat do pobrania ze znacznikiem czasu.
- →Przechowywanie 10+ lat: Przechowujemy Twoją ścieżkę audytową bezpiecznie, zgodnie z normami UE.
- →API dla deweloperów: Powiąż walidacje z ID zamówień przez nasze API (Zamówienie → Walidacja → Faktura).
- →Gotowe dla WooCommerce: Nasza wtyczka rejestruje dowód walidacji w panelu WordPress przy każdej kasie.
Wskazówka
Wymogi UE dotyczące przechowywania VAT: 10 lat dla OSS, 6–10 lat w wielu państwach. Jak pobrać certyfikat VIES do audytu? Użyj systemu przechowującego numer zapytania i odpowiedź techniczną. VIESAC przechowuje wszystko w UE (Niemcy), zgodnie z RODO. API · WooCommerce. Zobacz też co zrobić, gdy VIES jest niedostępny.