Ihanteellisessa maailmassa VIES-järjestelmän « Voimassa »-vastaus riittäisi. EU-verotarkastusten todellisuudessa « Voimassa »-status on kuin olematon, jos et voi esittää todistetta kolme vuotta myöhemmin. ViDA 2026 ja 2030-uudistusten tullen viranomaiset siirtyvät « näytä todisteet » -malliin.
1 Pakollinen lista: mitä säilyttää
Suojataksesi yritystäsi ALV-vastuulta ja sakolta jokainen rajat ylittävä B2B-tapahtuma on linkittävä tiettyyn validointitietueeseen. Älä tallenna pelkkää Kyllä/Ei-lippua; tallenna raakadata.
| Tietoelementti | Miksi merkitystä |
|---|---|
| ALV-numero | Tapahtuman perusavain. |
| Aikaleima | Todistaa että tarkistit statuksen myyntihetkellä. |
| Validointitulos | Virallinen « Voimassa » tai « Ei voimassa » -status. |
| Kyselynumero | VIESin antama yksilöllinen tunniste kyseiselle tarkistukselle. |
| Tekninen vastaus | Raaka XML/JSON-data (syvemmille teknisille tarkastuksille). |
| PDF-todistus | Ihmisen luettava todiste nopeisiin manuaalisiin tarkastuksiin. |
2 10 vuoden sääntö
Neuvoston toteutusasetuksen (EU) N:o 282/2011 63 c artiklan mukaan järjestelmiin (kuten One-Stop Shop (OSS)) osallistuvien yritysten on säilytettävä asiakirjat 10 vuotta. Myös tavallisessa yhteisön sisäisessä kaupassa monet kansalliset lait vaativat 6–10 vuoden asiakirjasäilytyksen.
Vinkki
Tallennuksen täytyy olla kestävää. Kuvakaappaus paikalliselta kannettavalta, joka voi kaatua kuukauden päästä, ei ole noudattamisstrategia. Käytä turvallista pilvipohjaista arkistoa.
3 Best practice -datasijoitukselle ja GDPR:lle
Koska ALV-numeroihin voidaan yhdistää yksityisyrittäjiä tai pieniä yhtiöitä, ne usein kuuluvat GDPR-suojan piiriin.
Pidä verodata palvelimilla EU:ssa (esim. Saksa) verojen ja tietosuojan noudattamiseksi.
Data salataan sekä levossa että siirrossa.
Todistusten täytyy voida viedä tai ladata ALV-numeron, päivän tai tilausviitteen mukaan hetkessä.
Miten VIESAC automatisoi tarkastusjälkesi
Kymmenen vuoden PDF-todistusten manuaalinen hallinta on mahdotonta kasvavalle yritykselle. VIESAC hoitaa raskaan työn puolestasi:
- →Automaattinen PDF-tuotanto: Jokainen validointi luo ladattavan, aikaleimallisen todistuksen.
- →10+ vuoden säilytys: Säilytämme tarkastusjälkesi turvallisesti pitkällä aikavälillä EU-vaatimusten mukaisesti.
- →Kehittäjille suunniteltu API: Yhdistä validointisi suoraan tilaus-IDihisi API-kautta saumattomaksi « Tilaus → Validointi → Lasku » -ketjuksi.
- →WooCommerce-valmis: Lisäosamme tallentaa validointitodistuksen automaattisesti WordPress-hallintapaneeliin jokaiselle kassalle.
Vinkki
EU ALV-asiakirjasäilytys: 10 vuotta OSS, 6–10 vuotta monissa jäsenvaltioissa. Miten ladata VIES-todistus tarkastusta varten? Käytä järjestelmää, joka tallentaa kyselynumeron ja teknisen vastauksen. VIESAC säilyttää kaiken EU:ssa (Saksa), GDPR-valmis. API · WooCommerce. Katso myös mitä tehdä kun VIES ei ole käytettävissä.