Num mundo ideal, uma resposta « Válido » do sistema VIES bastaria. Numa inspeção fiscal na UE, se não puder apresentar a prova três anos depois, esse estado equivale a nada. Com o ViDA 2026 e as reformas de 2030, as autoridades passam ao modelo « mostre-me as provas ».
1 Lista indispensável: o que conservar
Para se proteger de regularizações e multas, cada operação B2B transfronteiriça deve estar ligada a um registo de validação. Não armazene apenas um indicador Sim/Não; armazene os dados em bruto.
| Dado | Por quê |
|---|---|
| Número de IVA | Chave da transação. |
| Marca temporal | Prova de que verificou no momento da venda. |
| Resultado | Estado oficial « Válido » ou « Inválido ». |
| Número de consulta | ID único fornecido pelo VIES para a verificação. |
| Resposta técnica | Dados em bruto XML/JSON (para auditorias técnicas). |
| Certificado PDF | Prova legível para inspeção manual rápida. |
2 A regra dos 10 anos
Nos termos do artigo 63.º-C do Regulamento de Execução (UE) n.º 282/2011, os sujeitos passivos que utilizam a janela única (OSS) devem conservar os dados 10 anos. Para o comércio intracomunitário clássico, muitos Estados exigem entre 6 e 10 anos.
Dica prática
O armazenamento deve ser duradouro. Uma cópia num PC local que pode avariar não é uma estratégia de conformidade. Utilize armazenamento em nuvem seguro.
3 Boas práticas: residência de dados e RGPD
Os números de IVA podem estar ligados a trabalhadores independentes ou pequenas estruturas, pelo que costumam estar sujeitos ao RGPD.
Conserve os dados fiscais em servidores na UE (ex. Alemanha) para cumprir fiscalidade e privacidade.
Dados encriptados em repouso e em trânsito.
Poder exportar ou descarregar certificados por número de IVA, data ou referência de encomenda a qualquer momento.
Como o VIESAC automatiza a sua rastreabilidade
Gerir manualmente uma década de certificados PDF é impossível. O VIESAC encarrega-se:
- →Geração PDF automática: Cada validação gera um certificado descarregável com marca temporal.
- →Conservação 10+ anos: Armazenamos a sua rastreabilidade de forma segura, em conformidade com as normas da UE.
- →API orientada a programadores: Ligue as validações aos IDs de encomenda através da nossa API (Encomenda → Validação → Fatura).
- →Pronto para WooCommerce: O nosso plugin regista a prova de validação no painel WordPress em cada checkout.
Acabe com o « e se » — Construa um arquivo « aqui está a prova »
Dica prática
Requisitos de conservação do IVA na UE: 10 anos para OSS, entre 6 e 10 anos em muitos Estados. Como descarregar um certificado VIES para auditoria? Utilize um sistema que armazene o número de consulta e a resposta técnica. O VIESAC conserva tudo na UE (Alemanha), em conformidade com o RGPD. API · WooCommerce. Consulte também o que fazer quando o VIES não está disponível.