V ideálnom svete by stačila odozva « Platné » zo systému VIES. V reálnom svete auditov DPH v EÚ, ak dôkaz o tri roky neskôr nepredložíte, status « Platné » prakticky neexistuje. S reformami ViDA 2026 a 2030 daňové orgány prechádzajú na model « ukážte dôkaz ».
1 Zoznam « musí byť »: čo uchovávať
Na ochranu pred zodpovednosťou a pokutami musí byť každá medzinárodná B2B transakcia prepojená s konkrétnym záznamom validácie. Neuchovávajte len príznak Áno/Nie—uchovávajte surové údaje.
| Údaj | Prečo záleží |
|---|---|
| Číslo DPH | Primárny kľúč transakcie. |
| Časová pečiatka | Dokazuje, že ste stav skontrolovali v čase predaja. |
| Výsledok validácie | Úradný status « Platné » alebo « Neplatné ». |
| Konzultačné číslo | Jedinečné ID, ktoré VIES poskytuje pre danú kontrolu. |
| Technická odozva | Surové údaje XML/JSON (pre hlboké technické audity). |
| Certifikát PDF | Ľudsky čitateľný dôkaz pre rýchle manuálne prehliadky. |
2 Pravidlo 10 rokov
Podľa čl. 63c Implementačného nariadenia Rady (EÚ) č. 282/2011 musia firmy zúčastnené v schémach ako Jednotný bod (OSS) uchovávať záznamy 10 rokov. Aj pri bežnom vnútrospoločenskom obchode mnohé vnútroštátne zákony vyžadujú 6–10 rokov vedenia evidence.
Tip
Úložisko musí byť trvalé. Snímka obrazovky na lokálnom notebooku, ktorý môže o mesiac zlyhať, nie je stratégiou súladu. Použite bezpečné cloudové úložisko.
3 Najlepšie postupy pre rezidenciu údajov a GDPR
Keďže čísla DPH môžu byť prepojené so živnostníkmi alebo malými spoločníkmi, často spadajú pod ochranu GDPR.
Daňové údaje uchovávajte na serveroch v EÚ (napr. Nemecko) pre súlad s daňovými aj súkromnými predpismi.
Údaje by mali byť šifrované v pokoji aj pri prenose.
Podľa čísla DPH, dátumu alebo referencie objednávky musíte vedieť okamžite exportovať alebo stiahnuť certifikáty.
Ako VIESAC automatizuje vašu auditnú stopu
Manuálne riadenie desaťročia certifikátov PDF je pre rastúcu firmu nemožné. VIESAC odvádza ťažkú prácu za vás:
- →Automatické generovanie PDF: Každá validácia spustí vytvorenie stiahnuteľného certifikátu s časovou pečiatkou.
- →Uchovávanie 10+ rokov: Vašu auditnú stopu bezpečne uchovávame dlhodobo v súlade s najvyššími štandardmi EÚ.
- →API pre vývojárov: Validácie cez naše API priamo prepojte s ID objednávok pre bezproblémové prepojenie « Objednávka → Validácia → Faktúra ».
- →Pripravené pre WooCommerce: Náš doplnok automaticky uchováva dôkaz validácie vo vašom dashboarde WordPress pri každej pokladni.
Tip
Požiadavky na vedenie evidence DPH v EÚ: 10 rokov pre OSS, 6–10 rokov v mnohých členských štátoch. Ako stiahnuť certifikát VIES pre audit? Použite systém, ktorý uchováva konzultačné číslo a technickú odozvu. VIESAC uchováva všetko v EÚ (Nemecko), pripravené na GDPR. API · WooCommerce. Pozri tiež čo robiť, keď VIES nie je k dispozícii.