In un mondo ideale, una risposta « Valido » del sistema VIES basterebbe. In controllo fiscale UE, se non puoi produrre la prova tre anni dopo, quello stato equivale a nulla. Con ViDA 2026 e le riforme 2030, le autorità passano al modello « mostratemi le prove ».
1 Lista indispensabile: cosa conservare
Per proteggerti da accertamenti e multe, ogni operazione B2B transfrontaliera deve essere collegata a un record di validazione. Non conservare solo un indicatore Sì/No; conserva i dati grezzi.
| Dato | Perché |
|---|---|
| Partita IVA | Chiave della transazione. |
| Timestamp | Prova che hai verificato al momento della vendita. |
| Risultato | Stato ufficiale « Valido » o « Non valido ». |
| Numero di consultazione | ID univoco fornito da VIES per la verifica. |
| Risposta tecnica | Dati grezzi XML/JSON (per audit tecnici). |
| Certificato PDF | Prova leggibile per ispezione manuale rapida. |
2 La regola dei 10 anni
Secondo l'articolo 63c del regolamento di esecuzione (UE) n. 282/2011, i soggetti passivi che usano l'One-Stop Shop (OSS) devono conservare i dati per 10 anni. Per il commercio intracomunitario classico, molti Stati richiedono 6–10 anni.
Consiglio pratico
La conservazione deve essere duratura. Una copia su un PC locale che può guastarsi non è una strategia di conformità. Usa un deposito cloud sicuro.
3 Buone pratiche: residenza dei dati e GDPR
Le partite IVA possono essere collegate a lavoratori autonomi o piccole strutture, quindi rientrano spesso nel GDPR.
Conserva i dati fiscali su server nell'UE (es. Germania) per rispettare fiscalità e privacy.
Dati crittografati a riposo e in transito.
Potere esportare o scaricare i certificati per partita IVA, data o riferimento ordine in qualsiasi momento.
Come VIESAC automatizza la tua tracciabilità
Gestire manualmente un decennio di certificati PDF è impossibile. VIESAC se ne occupa:
- →Generazione PDF automatica: Ogni validazione genera un certificato scaricabile e con timestamp.
- →Conservazione 10+ anni: Conserviamo la tua tracciabilità in sicurezza, in conformità con le norme UE.
- →API orientata agli sviluppatori: Collega le validazioni ai tuoi ID ordine tramite la nostra API (Ordine → Validazione → Fattura).
- →Pronto WooCommerce: Il nostro plugin registra la prova di validazione nella dashboard WordPress a ogni checkout.
Consiglio pratico
Requisiti di conservazione IVA UE: 10 anni per l'OSS, 6–10 anni in molti Stati. Come scaricare un certificato VIES per l'audit? Usa un sistema che conserva il numero di consultazione e la risposta tecnica. VIESAC conserva tutto nell'UE (Germania), conforme GDPR. API · WooCommerce. Vedi anche cosa fare quando VIES non è disponibile.