Ideális világban a VIES „Érvényes” válasza elég lenne. EU adóellenőrzésnél viszont, ha három év múlva nem tudja bemutatni a bizonyítékot, ez az állapot semmit nem ér. A ViDA 2026 és a 2030-as reformokkal a hatóságok „mutassa a bizonyítékot” modellre váltanak.
1 Nélkülözhetetlen lista: mit őrizzen
A pótlólagos befizetésektől és bírságoktól való védelemhez minden határon átnyúló B2B ügylethez kötni kell egy ellenőrzési nyilvántartást. Ne csak Igen/Nem jelzőt tároljon; tárolja a nyers adatokat.
| Adat | Miért |
|---|---|
| Adószám | Az ügylet kulcsa. |
| Időbélyeg | Bizonyíték, hogy az értékesítés pillanatában ellenőrizte. |
| Eredmény | Hivatalos „Érvényes” vagy „Érvénytelen” állapot. |
| Lekérdezési szám | A VIES által az ellenőrzéshez biztosított egyedi azonosító. |
| Technikai válasz | Nyers XML/JSON adatok (technikai auditokhoz). |
| PDF tanúsítvány | Olvasható bizonyíték gyors kézi ellenőrzéshez. |
2 A 10 éves szabály
Az (EU) 282/2011 végrehajtási rendelet 63c. cikke szerint az egyetlen ablak (OSS) használó adóalanyoknak 10 évig kell megőrizniük az adatokat. A klasszikus közösségen belüli kereskedelemnél sok tagállam 6–10 évet ír elő.
Gyakorlati tipp
A tárolás tartós legyen. Egy helyi PC-n lévő másolat, ami meghibásodhat, nem megfelelési stratégia. Használjon biztonságos felhőtárolást.
3 Jó gyakorlatok: adattartóhely és GDPR
Az adószámok egyéni vállalkozókhoz vagy kis struktúrákhoz köthetők, ezért gyakran a GDPR hatálya alá esnek.
Az adóadatokat az EU szerverein (pl. Németország) őrizze megfelelés és adatvédelem érdekében.
Adatok titkosítva nyugalmi és átviteli állapotban.
Tanúsítványok exportálása vagy letöltése adószám, dátum vagy rendelésszám alapján bármikor.
Hogyan automatizálja a VIESAC a nyomonkövetését
Egy évtized PDF tanúsítványának manuális kezelése lehetetlen. A VIESAC megoldja:
- →Automatikus PDF generálás: Minden ellenőrzés letölthető, időbélyeges tanúsítványt generál.
- →10+ év megőrzés: Nyomonkövetését biztonságosan tároljuk az EU szabályoknak megfelelően.
- →Fejlesztőbarát API: Kösse az ellenőrzéseket rendelés azonosítóhoz API-nkon keresztül (Rendelés → Ellenőrzés → Számla).
- →WooCommerce-kész: Bővítményünk rögzíti az ellenőrzési bizonyítékot a WordPress felületen minden pénztárnál.
Vége a „mi van ha”-nak — Építsen „itt a bizonyíték” archívumot
Gyakorlati tipp
EU ÁFA megőrzési követelmények: 10 év OSS esetén, sok tagállamban 6–10 év. Hogyan töltsön le VIES tanúsítványt auditra? Használjon olyan rendszert, amely tárolja a lekérdezési számot és a technikai választ. A VIESAC mindent az EU-ban (Németország) őrzi, GDPR-nak megfelelően. API · WooCommerce. Lásd még: mi a teendő, ha a VIES nem elérhető.