Σε ιδανικό κόσμο, μια απάντηση « Έγκυρο » από το σύστημα VIES θα έφτανε. Σε φορολογικό έλεγχο στην ΕΕ, αν δεν μπορείτε να παρουσιάσετε την απόδειξη τρία χρόνια μετά, αυτή η κατάσταση ισοδυναμεί με τίποτα. Με το ViDA 2026 και τις μεταρρυθμίσεις του 2030, οι αρχές περνούν στο μοντέλο « δείξτε μου τις αποδείξεις ».
1 Απαραίτητη λίστα: τι να διατηρήσετε
Για προστασία από ρυθμίσεις και πρόστιμα, κάθε διασυνοριακή λειτουργία B2B πρέπει να συνδέεται με εγγραφή επαλήθευσης. Μην αποθηκεύετε μόνο δείκτη Ναι/Όχι· αποθηκεύστε τα ακατέργαστα δεδομένα.
| Δεδομένα | Γιατί |
|---|---|
| Αριθμός ΦΠΑ | Κλειδί της συναλλαγής. |
| Χρονική σήμανση | Απόδειξη ότι ελέγξατε τη στιγμή της πώλησης. |
| Αποτέλεσμα | Επίσημη κατάσταση « Έγκυρο » ή « Μη έγκυρο ». |
| Αριθμός ερωτήματος | Μοναδικό ID από το VIES για την επιταγή. |
| Τεχνική απάντηση | Ακατέργαστα δεδομένα XML/JSON (για τεχνικούς ελέγχους). |
| Πιστοποιητικό PDF | Ανάγνωστη απόδειξη για γρήγορη χειροκίνητη επιθεώρηση. |
2 Ο κανόνας των 10 ετών
Σύμφωνα με το άρθρο 63c του Κανονισμού Εκτέλεσης (ΕΕ) αριθ. 282/2011, οι φορολογούμενοι που χρησιμοποιούν το ενιαίο παράθυρο (OSS) πρέπει να διατηρούν τα δεδομένα 10 χρόνια. Για κλασικό ενδοκοινοτικό εμπόριο, πολλά κράτη απαιτούν 6 έως 10 χρόνια.
Πρακτική συμβουλή
Η αποθήκευση πρέπει να είναι μόνιμη. Ένα αντίγραφο σε τοπικό PC που μπορεί να αποτύχει δεν είναι στρατηγική συμμόρφωσης. Χρησιμοποιήστε ασφαλή αποθήκευση cloud.
3 Καλές πρακτικές: έδρα δεδομένων και GDPR
Οι αριθμοί ΦΠΑ μπορεί να συνδέονται με ατομικές επιχειρήσεις ή μικρές δομές, επομένως υπόκεινται συχνά στο GDPR.
Διατηρήστε φορολογικά δεδομένα σε διακομιστές στην ΕΕ (π.χ. Γερμανία) για συμμόρφωση φορολογίας και ιδιωτικότητας.
Δεδομένα κρυπτογραφημένα σε ηρεμία και στη μεταφορά.
Δυνατότητα εξαγωγής ή λήψης πιστοποιητικών ανά αριθμό ΦΠΑ, ημερομηνία ή αναφορά παραγγελίας ανά πάσα στιγμή.
Πώς το VIESAC αυτοματοποιεί την ιχνηλασιμότητά σας
Η χειροκίνητη διαχείριση μιας δεκαετίας πιστοποιητικών PDF είναι αδύνατη. Το VIESAC αναλαμβάνει:
- →Αυτόματη δημιουργία PDF: Κάθε επαλήθευση δημιουργεί πιστοποιητικό λήψης με χρονική σήμανση.
- →Διατήρηση 10+ ετών: Αποθηκεύουμε την ιχνηλασιμότητά σας ασφαλώς, σύμφωνα με τις νόρμες της ΕΕ.
- →API για προγραμματιστές: Συνδέστε επαληθεύσεις με ID παραγγελιών μέσω του API μας (Παραγγελία → Επαλήθευση → Τιμολόγιο).
- →Έτοιμο για WooCommerce: Το πρόσθετό μας καταγράφει την απόδειξη επαλήθευσης στο πάνελ WordPress σε κάθε checkout.
Πρακτική συμβουλή
Απαιτήσεις διατήρησης ΦΠΑ στην ΕΕ: 10 χρόνια για OSS, 6 έως 10 χρόνια σε πολλά κράτη. Πώς να κατεβάσετε πιστοποιητικό VIES για έλεγχο; Χρησιμοποιήστε σύστημα που αποθηκεύει αριθμό ερωτήματος και τεχνική απάντηση. Το VIESAC διατηρεί όλα στην ΕΕ (Γερμανία), σύμφωνα με GDPR. API · WooCommerce. Δείτε και τι να κάνετε όταν το VIES δεν είναι διαθέσιμο.