Într-o lume ideală, un răspuns « Valid » de la sistemul VIES ar fi suficient. La un control fiscal în UE, dacă nu puteți prezenta dovada trei ani mai târziu, acea stare nu înseamnă nimic. Cu ViDA 2026 și reformele din 2030, autoritățile trec la modelul « arătați-mi dovezile ».
1 Lista esențială: ce să păstrați
Pentru a vă proteja de regularizări și amenzi, fiecare operațiune B2B transfrontalieră trebuie legată de un registru de validare. Nu stocați doar un indicator Da/Nu; stocați datele brute.
| Date | De ce |
|---|---|
| Număr TVA | Cheia tranzacției. |
| Marcă temporală | Dovadă că ați verificat la momentul vânzării. |
| Rezultat | Stare oficială « Valid » sau « Invalid ». |
| Număr interogare | ID unic furnizat de VIES pentru verificare. |
| Răspuns tehnic | Date brute XML/JSON (pentru audituri tehnice). |
| Certificat PDF | Dovadă lizibilă pentru inspecție manuală rapidă. |
2 Regula celor 10 ani
Conform art. 63c din Regulamentul de execuție (UE) nr. 282/2011, contribuabilii care folosesc ferastra unică (OSS) trebuie să păstreze datele 10 ani. Pentru comerțul intracomunitar clasic, multe state cer între 6 și 10 ani.
Sfat practic
Stocarea trebuie să fie durabilă. O copie pe un PC local care poate cădea nu e o strategie de conformitate. Folosiți stocare în cloud securizată.
3 Bune practici: reședința datelor și GDPR
Numerele de TVA pot fi legate de PFA-uri sau structuri mici, deci sunt adesea supuse GDPR.
Păstrați datele fiscale pe servere în UE (ex. Germania) pentru conformitate fiscală și confidențialitate.
Date criptate în repaus și în tranzit.
Să puteți exporta sau descărca certificate după număr TVA, dată sau referință comandă oricând.
Cum VIESAC automatizează trasabilitatea dvs.
Gestionarea manuală a unui deceniu de certificate PDF e imposibilă. VIESAC se ocupă:
- →Generare PDF automată: Fiecare validare generează un certificat descărcabil cu marcă temporală.
- →Păstrare 10+ ani: Stocăm trasabilitatea dvs. în siguranță, conform normelor UE.
- →API pentru developeri: Legați validările de ID-urile de comandă prin API-ul nostru (Comandă → Validare → Factură).
- →Pregătit pentru WooCommerce: Plugin-ul nostru înregistrează dovada validării în panoul WordPress la fiecare checkout.
Sfârșiți cu « dar dacă » — Construiți un arhivă « iată dovada »
Sfat practic
Cerințe de păstrare TVA în UE: 10 ani pentru OSS, între 6 și 10 ani în multe state. Cum descărcați un certificat VIES pentru audit? Folosiți un sistem care stochează numărul de interogare și răspunsul tehnic. VIESAC păstrează totul în UE (Germania), conform GDPR. API · WooCommerce. Vezi și ce faceți când VIES e indisponibil.