Aastaid on PDF olnud digitaalse arvelduse standard: sarnaneb paberiga, seda on lihtne e-kirjaga saata, kõik saavad avada. ELi maksuviranemate ja tuleva VAT in the Digital Age (ViDA) algatuse silmis muutub PDF aga mineviku jäänukiks.

Miks PDF-arve ei piisa ELi maksule — struktureeritud andmed, audit, reaalajas aruandlus

Kui teie ettevõte toetub piiriülestel B2B-tehingutel ainult PDF-idele, lähenete nõuete täitmise ääre. Seepärast võtavad struktureeritud andmed ja reaalajas valideerimine üle.

1 « Struktureerimata » andmete lõpp

PDF on ekspertide sõnul « struktureerimata andmed ». Inimene saab seda lugeda—süsteem ei suuda välju ilma keeruka töötluseta « mõista ».

ViDA raames liigub EL kohustusliku e-arve poole struktureeritud vormingutes (XML, UBL).

Eesmärk

Maksuameti masinad peavad saama arveandmeid kohe lugeda.

Tegelikkus

PDF on lihtsalt digitaalne pilt. See ei võimalda ELi nõutud « peaaegu reaalajas aruandlust ».

2 Puuduv lüli: valideerimise tõend

PDF-arve näitab, mida müüsite ja kellele. See ei tõesta, et kliendi käibemaksunumber oli kehtiv müügi täpsel hetkel.

Viranomised nõuavad selget auditijälge:

  • Valideerimise tõend: Peate tõestama, et kontrollisite kliendi käibemaksustatust VIESi kaudu.
  • Ajatemplid: Peate näitama, et kontroll toimus enne või tehingu hetkel.
  • Salvestamine: PDF-il olev « märge » ei piisa. Vajate tehnilist vastust või VIES-tunnistust dokumentides säilitatuna.

3 Visuaalsetest dokumentidest auditijäljeks

Üleminek on « arvekopiate hoidmisest » « digitaalse ökosüsteemi ülalpidamisele ». Nõuete täitmiseks peavad teie protsessid ühendama kolm asja: tellimus, VIES-valideerimine ja e-arve (struktureeritud XML/UBL-fail).

4 Praktilised sammud teie ettevõttele

  • Võtke kasutusele struktureeritud vormingud: Kaaluge XML- või UBL-arve genereerimist. WooCommerce-sarnaste puhul veenduge, et pistikprogrammid on valmis ELi e-arvestandarditeks.
  • Automatiseerige käibemaksukontrollid: Ärge laske meeskonnal numbreid käsitsi kontrollida. Kasutage API-d käibemaksu valideerimiseks müügikohas.
  • Salvestage tunnistused, mitte ainult tulemusi: Tagage, et süsteem säilitab püsiva VIES-vastuse iga tehingu kohta. Vaata kuidas hoida VIES-tunnistusi.

Kaitsta oma maksuprotsessi VIESACiga

Üleminek PDF-idelt täielikule nõuete täitmisele võib olla keeruline; VIESAC teeb raskemast osast—käibemaksu valideerimisest—sujuvat.

  • →Reaalajas valideerimine: Kontrollige iga ELi käibemaksunumbrit meie API kaudu.
  • →Püsiv auditijälg: Me ei ütle lihtsalt, kas number on kehtiv; salvestame ametliku VIES-tunnistuse. Kolme aasta pärast kontrollis on tõend sekunditega käepärast.
  • →Lihtne integratsioon: Kas arendajana meie API või poe omanikuna meie WooCommercei pistikprogramm, VIESAC sobib teie virna.

Ärge jätke ainult arvet — Ehitage nõuetele vastav auditijälg

Nõuanne

Kas PDF-arve on ViDA jaoks seaduslik? Tarne tõendina jah—kuid ELi kohustusliku e-arve ja käibemaksu valideerimise tõendi jaoks vajate struktureeritud andmeid ja salvestatud VIES-auditijälge. VIESAC valideerib käibemaksu ja salvestab tunnistused; API-integratsioon või WooCommercei pistikprogramm.

Hankige API-võti — Tasuta plaan saadaval