Az ügyfél adószámának auditra történő ellenőrzése több egy alkalmi ellenőrzésnél. Az EU szabályozásának megfeleléséhez és a nullás áfás értékesítések védelméhez reprodukálható folyamat kell, amely az ellenőrzés eredményét az ügylethez köti.
1 Időzítés: mikor ellenőrizni
A leggyakoribb hiba, ha csak egyszer ellenőriznek az onboarding során. A ViDA szabályokkal az ÁFA állapot dinamikus.
Érvénytelen vagy lejárt számokat a rendelés feldolgozása előtt észlelje. Így elkerülheti a nullás áfás számla kiállítás utáni javítását.
Ha késés van rendelés és számla között, egy utolsó ellenőrzés biztosítja, hogy a szám a felmerülés pillanatában még aktív.
Hosszú távú B2B partnernél az állapotváltozás (bezárás, törlés) bármikor bekövetkezhet. Havi vagy negyedéves újrallenőrzés javasolt.
2 Egy audit-kész nyilvántartás anatómiája
Adóellenőrzésnél egy egyszerű „igen, ellenőriztem” nem elég. A hatóságok digitális nyomonkövetést követelnek, beleértve:
| Adat | Miért fontos |
|---|---|
| VIES lekérdezési szám | Az EU rendszer által biztosított egyedi azonosító, amely igazolja, hogy ellenőrzés történt. |
| Teljes válasz | A számhoz tartozó név és cím tárolása egy „minősített” ellenőrzés igazolásához. |
| Pontos időbélyeg | Bizonyíték, hogy az ellenőrzés az ügylet napján vagy előtt történt. |
| Kapcsolat | A nyilvántartást egyértelműen kötni kell a rendelés azonosítóhoz vagy a számlaszámhoz. |
Teljes lista: VIES-tanúsítványok tárolása megfelelésre.
3 A VIES korlátok kezelése
A VIES (az ÁFA információcseréről szóló rendszer) 27 nemzeti adatbázis átjárója. „Szolgáltatás nem elérhető” választ adhat, ha egy adatbázis karbantartás alatt áll.
| Mit tegyen | Miért |
|---|---|
| Ne blokkolja az érvényes értékesítéseket | Ha a VIES nem elérhető, rögzítse a „nem elérhető” kísérletet és tegye az ellenőrzést automatikus újrpróbálkozásra váró sorba. |
| Dokumentálja a nem elérhetőséget | Ha van nyoma, hogy a VIES elérhetetlen volt, ez „megfelelő gondosság” védelmet ad ellenőrzés esetén. |
Teljes stratégiáért lásd: mi a teendő, ha a VIES nem elérhető.
Automatizálja megfelelését a VIESAC-cal
10 évig manuálisan ellenőrizni és PDF tanúsítványokat tárolni lehetetlen. A VIESAC automatizálja a teljes ÁFA-ellenőrzési ciklust.
- →Valós idejű API ellenőrzés: Integrálja az ERP vagy e-commerce pénztárba azonnali ellenőrzéshez.
- →Állandó tanúsítványtárolás: Minden ellenőrzéshez hivatalos VIES tanúsítványt (PDF) és technikai választ (XML) generálunk és tárolunk.
- →Újrapróbálkozási logika: Ha egy nemzeti adó szerver nem elérhető, a VIESAC automatikusan újrapróbálkozik és értesít siker esetén.
- →WooCommerce bővítmény: Audit-kész ÁFA ellenőrzés kód írása nélkül.
Ne hagyja megfelelését véletlenre — Építse nyomonkövetését ma
Gyakorlati tipp
A ViDA 2026 követelmények tartalmazzák a VIES lekérdezési számot és a B2B nullás áfás értékesítés igazolását. Használjon VIES API-t tanúsítványtárolással vagy WooCommerce bővítményünket automatikus nyomonkövetéshez. A VIESAC tárolja az XML választ és az önellenőrzési igazolást minden ellenőrzéshez.